Autorisation de travail à distance : de quoi il s’agit et comment en faire la demande

Qu’est-ce que l’autorisation de travail à distance?

L’autorisation de travail à distance désigne le processus interne de Remote visant à évaluer et à confirmer qu’un employé peut exercer ses fonctions depuis un endroit autre que le pays ou le lieu indiqué dans son contrat de travail, pour une période limitée. Cela comprend les voyages personnels, les séjours prolongés à l’étranger ou les déplacements qui combinent des motifs personnels et professionnels.

Cette autorisation est assujettie aux règlements sur le visa ou le permis de travail du pays de destination et du pays d’emploi, et peut nécessiter des notifications précises aux autorités compétentes. Nous pouvons examiner les plans de voyage et conseiller les membres de l’équipe ainsi que leurs gestionnaires sur les politiques appropriées.

Les déplacements d’affaires pour le compte de l’entreprise (c’est-à-dire pour des réunions ou des événements) suivent habituellement un processus distinct de demande de lettre d’appui pour les déplacements. Toutefois, dans certains endroits où des obligations de déclaration légales s’appliquent, une autorisation de travail à distance peut aussi être requise. Si vous n’êtes pas certain des exigences applicables, veuillez nous soumettre une demande par l’entremise de live messaging et nos spécialistes en mobilité vous guideront en conséquence en fonction de la destination et du motif du voyage.

Dans quels cas l’autorisation de travail à distance est-elle requise?

L’autorisation de travail à distance doit être demandée dans les situations suivantes :

• Travailler depuis un pays différent de votre pays d’emploi, même pour une courte période dans le cadre d’un voyage personnel (un « travail-vacances »)
• Prolonger un voyage personnel en y ajoutant des jours de travail à distance avant ou après une période de vacances ou de congé à l’étranger
• Réinstallation temporaire pour des raisons personnelles, par exemple pour accompagner un partenaire ou un membre de la famille
• Travailler depuis une deuxième résidence ou une autre résidence à l’étranger, même de façon intermittente

Si vous n’êtes pas certain que vos plans de voyage exigent une autorisation, il est préférable de soumettre une demande aux fins d’examen à live messaging. Cela nous permet de traiter de façon proactive les exigences liées à l’immigration, à la fiscalité et à la conformité juridique.

Pourquoi une autorisation de Remote est-elle requise?

Pour tous les employés EOR, nous nous assurons d’une conformité complète en ce qui concerne les considérations clés suivantes :

• Conformité en matière d’immigration et de visa : Conseiller sur les tâches que l’employé peut exercer dans les limites des conditions de son visa ou de son autorisation de voyage, afin d’éviter de contrevenir involontairement aux lois sur l’immigration.
• Incidences fiscales et en matière de sécurité sociale : Examen des demandes de voyage antérieures et évaluation de la possibilité que des obligations fiscales ou en matière de sécurité sociale surviennent dans le pays visité, y compris le risque de double imposition.
• Exigences juridiques locales & exigences de déclaration : Analyse de la conformité aux obligations locales en matière d’immigration, de travail et de déclaration. Cela comprend la vérification que le type de travail effectué correspond à ce qui est légalement permis, ainsi que la confirmation de l’exigence d’un avis préalable ou d’un enregistrement pour les visites d’affaires dans le pays de destination.

Le respect de ces obligations est essentiel pour éviter les pénalités, les complications juridiques et les atteintes à la réputation.

Comment puis-je demander une autorisation de travail à distance?

Pour commencer le processus, suivez les étapes ci-dessous :

1. Connectez-vous à votre Remote Employee Profile
2. Accédez à l’onglet Request et cliquez sur New Request.
3. SélectionnezRemote Work Authorizationet remplissez le formulaire avec des renseignements exacts, notamment :
   • Lieu de voyage/travail
   • Dates du voyage
   • Motif du voyage
   • Type de visa ou de document de voyage
   • Activités à effectuer
   • Institutions ou organisations visitées
   • Sites de travail particuliers (p. ex. laboratoires, sites de fabrication, etc.)
4. Soumettez votre demande au moins 3 à 8 semaines avant votre départ prévu afin de laisser suffisamment de temps pour l’évaluation et l’examen de conformité. Si vos plans de voyage sont à moins de 2 semaines de la soumission, veuillez nous contacter par l’entremise de live messaging pour obtenir de l’aide concernant votre situation particulière.

Si vous avez besoin d’une lettre pour appuyer votre voyage, veuillez fournir les renseignements complets sur le destinataire dans la demande. Si vous avez des doutes quant à la nécessité d’une lettre d’appui pour les déplacements, veuillez consulter notre Travel Support Letter pour obtenir des conseils.

Quelles sont les prochaines étapes?

Une fois que vous avez soumis la demande :

• La personne responsable RH ou le gestionnaire concerné examinera votre demande et l’approuvera ou la refusera. Nous vous recommandons de l’en aviser avant la soumission.
• L’équipe Mobilitéréalise une évaluation complète de la conformité, en tenant compte des éléments suivants :
  • Admissibilité en matière d’immigration
  • Données historiques sur les voyages et les absences
  • Restrictions liées au visa ou au permis de travail
  • Nature des activités prévues
  • Toute exigence de conformité additionnelle

Une fois l’examen terminé, vous recevrez une décision dans la plateforme.

S’il y a une exigence relative à un certificat fiscal / de sécurité sociale, une obligation d’enregistrement local de votre voyage ou toute clarification concernant votre voyage, nous communiquerons avec vous par courriel.