Avant de passer aux exigences propres à chaque pays, vous devez d’abord consulter les Règles générales de soumission des frais dans cet article : Soumettre les frais des employés : politiques propres à chaque pays, conformité et conseils rapides
Soumettez vos demandes d’indemnité journalière directement dans la plateforme, ce qui élimine le besoin de feuilles de calcul ou de traitement manuel. Cette fonctionnalité simplifie le remboursement des frais de déplacement en vous permettant de saisir les indemnités journalières versées par votre entreprise.
Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
La fonctionnalité d’indemnité journalière est offerte à tous les employés à l’échelle mondiale.
Selon votre pays de destination et les règles de conformité locales :
- Vous pourriez devoir indiquer quels frais précis ont été pris en charge par votre employeur (par exemple, les repas ou le transport).
- Les champs obligatoires peuvent légèrement varier selon les exigences légales.
Pour ce faire :
1. Accédez à l’onglet Expenses, cliquez sur Add expense, puis choisissez Per diem.
2. Saisissez les détails de votre déplacement et cliquez sur Continue :
| Champ | Description |
|---|---|
| Title | Ajoutez un titre court et descriptif pour ce déplacement |
| Reason for Travel | Expliquez le motif professionnel du déplacement |
| Destination Country | Sélectionnez le pays de destination |
| Destination City | Indiquez la ville visitée |
| Travel Dates | Sélectionnez les dates de début et de fin de votre déplacement |
| Travel Start Time | Saisissez l’heure à laquelle votre déplacement a commencé |
| Travel End Time | Saisissez l’heure à laquelle votre déplacement s’est terminé |
3. Sur la page Claim allowance, sélectionnez votre Currency. Le tableau affiche chaque jour de votre déplacement avec des montants non imposables préremplis.
- Utilisez le Use tax-free rate for all rows bouton à bascule pour appliquer le taux non imposable à tous les jours en même temps.
- Lorsque cette option est activée, le système calcule automatiquement le montant remboursable, jusqu’à concurrence du plafond non imposable de l’indemnité journalière. La colonne Amount ne peut pas être modifiée.
- Si vous désactivez le bouton à bascule, vous pouvez mettre à jour la colonne Amount et saisir manuellement un montant quotidien personnalisé conformément à ce que votre employeur a approuvé pour vous.
- La colonne Expenses covered indique quels frais sont inclus pour chaque jour (p. ex. hébergement, déjeuner). Toutes les options sont sélectionnées par défaut —désélectionnez ceux qui étaient l’un ou l’autre des cas suivants :
- fournis gratuitement par votre employeur, ou
- que vous réclamez comme frais réels avec une pièce justificative conformément aux règles de votre pays en matière de frais.
4. Joignez au besoin toute pièce justificative demandée par votre entreprise, puis cliquez sur Submit expense. Votre demande apparaîtra dans la section Pending de votre page Expenses.
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