[Employé] Comment ajouter une dépense

Lorsque vous devez demander le remboursement d’une dépense approuvée par l’entreprise, vous pouvez le faire directement dans Remote. Seuls les employés peuvent ajouter une dépense. Vous pouvez le faire dans l’application mobile Remote ou directement sur la plateforme.

Dans cet article, nous abordons les points suivants :

• Comment ajouter une dépense
• Modifier une dépense
• Remboursement partiel d’une dépense
• Recommandations pour la soumission de dépenses

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Comment ajouter une dépense

Lorsque vous vous connectez à Remote :

1. Cliquez sur l’onglet Dépenses.

2. À partir de la page Dépenses, cliquez sur le bouton Ajouter une dépense à droite et choisissez le type de dépense.

   
   
   
   Voir aussi : Comment soumettre une indemnité journalière

3. Obligatoire : téléversez un reçu pour votre dépense et cliquez surNumériser le reçu.
   
   
    
4. Votre reçu sera numérisé et les détails de votre dépense seront remplis automatiquement.

5. Avant de soumettre, Remote peut afficher un avertissement si un élément risque d’entraîner un retard de remboursement, un retour pour correction, un refus ou un problème d’imposition. Par exemple, un avertissement peut s’afficher si :

   Il manque des renseignements sur le reçu ou le document justificatif, ou la catégorie de dépense pourrait être imposable dans votre pays. Consultez : Recommandations pour la soumission de dépenses

Voir aussi : Supprimer une dépense

Téléverser plusieurs reçus à la fois

Au lieu de téléverser et de soumettre une dépense à la fois, vous pouvez téléverser plusieurs fichiers. La plateforme créera automatiquement une dépense distincte pour chaque fichier.

Cela simplifie le processus et réduit les étapes manuelles.

Pour ce faire :

1. Cliquez sur « Ajouter une dépense > Général » et téléversez vos fichiers de reçus.
2. Chaque fichier générera une entrée de dépense.
3. Les renseignements numérisés apparaîtront dans un formulaire que vous pourrez vérifier et modifier avant de le soumettre.
4. À la fin, vous verrez un résumé de toutes les dépenses créées. Vous pouvez supprimer celles qui ne s’appliquent pas, puis cliquer sur Soumettre.

Important :

• Chaque reçu doit se rapporter à une dépense distincte. Si vous devez joindre plusieurs documents pour justifier une seule dépense (p. ex., hôtel + repas), vous pouvez les téléverser dans la section « Pièces jointes » de cette dépense.
• Seul le premier fichier est numérisé automatiquement. Les autres peuvent nécessiter une saisie manuelle.
• Les types de fichiers acceptés comprennent PDF, PNG et JPG. Les fichiers comme .csv ou .xlsx ne peuvent pas être numérisés.

Modifier une dépense

Vous pouvez toujours consulter la dépense que vous avez soumise à partir de l’onglet En attente et apporter des modifications avant que la dépense soit approuvée. Si vous devez modifier une dépense déjà approuvée, veuillez communiquer avec nous.

Voir aussi :Les commissions ou les dépenses peuvent-elles être traitées après la date limite de paie globale?

Pour les pays où nous exécutons la paie mensuellement, si la dépense est soumise et approuvée avant la date limite de paie, elle sera versée le même mois. Si elle est soumise et approuvée après les dates limites de paie, elle sera versée le mois suivant.

Voir aussi : Qu’est-ce que la date limite de paie?

Voir aussi :Politique de dépenses de Remote : que faire pour éviter un refus, Quelles catégories de dépenses existent dans Remote?

Remboursement partiel d’une dépense

Si vous soumettez une demande de remboursement de dépense qui ne correspond pas au montant total indiqué sur le reçu, il s’agit d’un remboursement partiel. Pour éviter que votre demande soit refusée, indiquez qu’il s’agit d’un remboursement partiel dans le champ Notes. Le Montant total que vous devez saisir dans le formulaire est le montant du remboursement partiel.

Recommandations pour la soumission de dépenses

Avant de soumettre une dépense, vérifiez que :

• Le reçu est clair et complet
• Le montant de la dépense correspond au montant du reçu
• La devise de la dépense correspond à celle du reçu
• La catégorie de dépense est exacte
• Tous les documents justificatifs requis sont joints

Si Remote affiche un avertissement, lisez le message avant de soumettre votre dépense. L’avertissement peut expliquer ce qu’il faut corriger ou quel document justificatif téléverser.

Foire aux questions (FAQ)

Puis-je joindre plusieurs reçus à une seule dépense?

Oui, mais tous les reçus doivent se rapporter au même achat. Par exemple, si vous avez séjourné dans un hôtel et y avez également pris le déjeuner, vous pouvez joindre les deux reçus. S’ils concernent des achats différents, soumettez-les comme des dépenses distinctes.

Remarque : Seul le premier fichier sera numérisé automatiquement. Vous devez saisir le reste manuellement.

Puis-je téléverser plusieurs reçus pour créer plusieurs dépenses à la fois?

Oui! Cela fait partie de la nouvelle mise à jour. Chaque fichier téléversé créera une entrée de dépense distincte dans une seule session.

Quels types de documents puis-je téléverser?

Vous devez téléverser le reçu original et pouvez joindre jusqu’à quatre documents justificatifs supplémentaires. Taille maximale du fichier : 20 Mo. Formats pris en charge : PDF, PNG, JPG et plus encore.

Que se passe-t-il si je perds mon reçu?

Des reçus sont requis pour toutes les dépenses. Si vous perdez un reçu ou que le fournisseur n’en fournit pas, le remboursement n’est pas possible pour le moment.

Puis-je encore soumettre des dépenses à partir de l’application mobile?

Oui, le processus de soumission dans l’application mobile demeure inchangé. Vous pouvez numériser un reçu ou ajouter une dépense manuellement à partir de votre appareil.

Que se passe-t-il si je téléverse le mauvais document?

Vous devrez supprimer le fichier incorrect et téléverser le bon. La plateforme ne peut pas détecter si un document n’est pas un reçu valide.

Puis-je quand même soumettre une dépense après avoir vu un avertissement?

Oui. Les avertissements sont fournis à titre indicatif et ne vous empêchent pas de soumettre votre dépense. Vous pouvez corriger le problème, téléverser des documents justificatifs ou continuer en ayant une vue sur le résultat possible.

Un avertissement signifie-t-il que ma dépense sera certainement refusée ou imposée?

Non. Un avertissement signifie que la dépense pourrait nécessiter votre attention. Le résultat final dépend des détails de la dépense, des documents, des règles du pays et du processus de révision.

Que dois-je faire si le montant de la dépense est supérieur à celui du reçu?

Joignez une preuve du montant payé plus élevé, comme un relevé bancaire ou un enregistrement de transaction, dans les documents justificatifs.

Que dois-je faire si la devise ne correspond pas à celle du reçu?

Assurez-vous que la devise de la dépense correspond à celle du document. Si les devises ne correspondent pas, téléversez un relevé bancaire ou un enregistrement de transaction dans les documents justificatifs. Cela aide les personnes chargées de l’examen à comprendre la dépense et peut aider à éviter des problèmes d’impôt ou de remboursement, le cas échéant.

Vous avez encore des questions? Communiquez avec nous par clavardage en direct pour obtenir de l’aide propre à votre situation.